YULIADY ON PBU SAHID

MSDM

1.Pengertian Staffing dalam Manajemen

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Staffing dan organizing yang erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.

Fungsi manajerial staf  melibatkan struktur organisasi dengan tepat dan efektif, penilaian seleksi dan pengembangan  secara personil untuk mengisi peran yang ditugaskan kepada pengusaha / tenaga kerja.

Menurut Theo Haimann, "Staffing berkaitan dengan perekrutan, pengembangan seleksi, dan kompensasi kepada  bawahan."

Sifat Fungsi Personalia:

    

·         Staffing adalah tindakan manajerial yang paling penting bersama dengan perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan. Operasi keempat fungsi tergantung pada tenaga kerja yang tersedia melalui fungsi staf.

·          Staffing adalah kegiatan-Sebagai meresap fungsi kepegawaian dilaksanakan oleh semua manajer dan di semua jenis masalah di mana kegiatan usaha dilakukan.

·          Staffing adalah kegiatan-ini terus-menerus karena fungsi staf berlanjut sepanjang kehidupan organisasi di karenakan transfer dan promosi yang terjadi.

·           Dasar dari fungsi kepegawaian adalah manajemen yang efisien. Sumber daya manusia dapat efisien dikelola oleh sebuah sistem atau prosedur yang tepat, yaitu, rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan, memberikan remunerasi, dll.

·          Staffing membantu dalam menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat. Hal ini dapat dilakukan secara efektif melalui prosedur rekrutmen yang tepat dan akhirnya memilih kandidat yang paling cocok sesuai persyaratan kerja.

·         Staffing dilakukan oleh semua manajer tergantung pada sifat dari bisnis, ukuran perusahaan, kualifikasi dan keterampilan manajer, dll Dalam perusahaan kecil, manajemen puncak umumnya melakukan fungsi ini. Pada perusahaan skala menengah dan kecil, itu dilakukan terutama oleh departemen personalia perhatian itu.

2.Staffing dan kasus

1. A. Pengetahuan dasar tentang Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.Top of Form

Organisasi-organisasi besar adalah organisasi dengan nilai budaya yang tinggi, dengan perhatian yang besar pada nilai, ekspektasi, dan perilaku. Biasanya didalam budaya tersebut pasti ada teamwork, fokus terhadap konsumen, perlakuan yang adil pada karyawan, inisiatif, dan inovasi. Budaya-budaya ini juga harus terus dikomunikasikan kepada karyawan, baik yang lama maupun yang baru. Karena itu, keputusan staffing adalah keputusan yang penting bagi organisasi, yang juga harus disesuaikan dengan strategi bisnis agar dapat menunjang budaya organisasinya.

B.Pertimbangan organisasional dalam keputusan staffing :

Strategi bisnisHarus ada kesesuaian antara strategi yang diinginkan perusahaan dengan karakteristik orang yang dharapkan untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Dalam hal ini, ada dua model dimensional yang dapat dipertimbangkan, yaitu :

v Strategi organisasi selama tahap perkembangan Untuk alasan strategik, pertimbangan tahap perkembangan bisnis sangat penting karena kebanyakan darinya, seperti tingkat pertumbuhan, lini produk, teknologi, pangsa pasar, dls, akan berubah seiring perubahan organisasi. Pada masa awal, perusahaan akan memiliki tingkat pertumbuhan yang tingi, lini produk dasar, penekanan yang kuat pada engineering produk, dan tidak ada kesetiaan kustomer.
Sedangkan pada tahap perkembangan yang lebih tinggi, perusahaan akan fokus pada pengembangan pangsa pasar dan tim manajemen yang baik. Ketika mencapai tahap kedewasaan, perusahaan perlu mempertahankan pangsa pasar, pengurangan biaya melalui skala ekonomis, dan berbagai pengendalian lainnya. Pada tahap selanjutnya dimana organisasi semakin tua, ia harus berjuang untuk mempertahankan pangsa pasar. Ketahanan ekonomi menjadi motivasi utamanya.

v Gaya manager yang berbeda-beda dalam tiap tahapannya.Pada tahap awal, perusahaan perlu memiliki manager yang mampu berjuang di lingkungan yang penuh resiko, memiliki nilai kewirausahaan, dan mampu merespon cepat terhadap perubahan kondisi. Ditahap pertumbuhan, kewirausahaan masih diperlukan, namun hal penting lainnya adalah manager yang juga mampu mengembangkan sistem manajemen yang stabil untuk mempertahankan kemenangan yang dicapai pada masa awal. Ketika organisasi mencapai tahap kedewasaan, diperlukan manager yang tidak membutuhkan banyak variasi dalam pekerjaannya, mampu mengembangkan skala ekonomis terus-menerus, dan mau memantau berulang-ulang kegiatan operasinya. Sebaliknya, jika perusahaan telah menua maka dibutuhkan manager yang bisa menjadi penggerak besar. Manager yang memiliki kewirausahaan masih sesuai untuk masa ini, dimana mereka harus melakukan segala cara

untuk menyelamatkan keuangan perusahaan.

C.Budaya organisasional

Budaya organisasi harus disampaikan kepada karyawan baru, bahkan pada proses penyeleksian berlangsung. Agar staffing berjalan lancar, karyawan harus merasa cocok dengan budaya ditempatnya bekerja. Untuk menyampaikan budaya organisasi, hal-hal berikut dapat dilakukan :

1. Pernyataan formal atas filosofi perusahaan dan materi yang digunakan untuk perekrutan, penyeleksian, dan sosialisasi karyawan baru.

2. Kriteria promosi.

3. Cerita, legenda, maupun mitos mengenai orang-orang dan peristiwa kunci di organisasi.

4. Apa yang diperhatikan, diukur, dan dikendalikan oleh para pemimpin organisasi.

5. Kriteria implisit dan yang mungkin digunakan pemimpin untuk menentukan siapa yang sesuai dengan posisi kunci di organisasi.

Budaya organisasi memiliki dua implikasi atas keputusan staffing, yaitu :

1. Perbedaan bervariasi antara berbagai organisasi. Individu akan mempertimbangakn hal ini apabila informasinya tersedia dalam proses pencarian kerja mereka.
2. Apabila hal lain konstan, individu yang memilih pekerjaan dan organisasi yang konsisten dengan nilai, kepercayaan, dan sikap mereka akan lebih produktif dan memuaskan.
   § Logika dari penyeleksian personel dalam proses penyeleksian, jumlah kandidat yang ada harus melebihi jumlah lowongan yang tersedia. Jika tidak, perusahaan tidak akan memiliki pilihan yang mencukupi untuk disaring dan dipilih yang terbaik.
   § Reliabilitas dari pengukuranUntuk menghindari resiko kesalahan dalam proses penyeleksian, media pengukur yang digunakan haruslah valid dan dapat diandalkan. Sebuah pengukuran dapat dianggap valid dan dapat diandalkan jika hasilnya konsisten dan stabil dari waktu ke waktu, dari satu sampel ke sampel lain, dan penilaian dari penguji yang berbeda-beda.

3 dan 4.Recruitment internal dan eksternal dan proses perekrutan

Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen dapat dilakukan dengan menggunakan dua pendekatan, yaitu:

1. Teori rekrutmen “pencarian” (prospecting theory of recruitment)

Menurut teori ini rekrutmen dapat dilakukan sebagai sebuah proses satu arah (one-way process) yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari calon karyawan.

2. Teori rekrutmen “pasangan” (mating theory of recruitment)

Teori ini mengemukakan bahwa calon karyawan maupun menejer sama-sama mencari organisasi, sebagaimana organisasi mencari mereka.

Agar pencarian organisasi dan pelamar dapat bertemu, terdapat tiga kondisi yang harus terpenuhi yaitu:

1. Adanya sebuah media komunikasi

2. Adanya kecocokan dari pelamar antara karakteristik pribadinya dengan persyaratan kerja organisasi

3. Adanya motovasi untuk melamar.

Menurut Simamora (2006:179) mengemukakan proses rekrutmen terdiri dari:

1. Penyusunan strategi rekrutmen

2. Pencarian para pelamar pekerja

3. Penyisihan pelamar-pelamar yang tidak cocok

4. Pengumpulan para pelamar

Sumber Rekrutmen

1. Rekrutmen Internal

Mengisi posisi yang lowong dengan calon dari dalam memiliki banyak keuntungan. Pertama, sebenarnya tidak ada penggantian untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan seorang calon. Karenanya seringkali lebih aman untuk mempromosikan karyawan dari dalam. Calon dari jalan juga mungkin lebih berkomitmen kepada perusahaan kandidat dari dalam juga membutuhkan lebih sedikit prientasi dan pelatihan dari pada kandidat dari luar (Dessler,2003:111)

Sumber-sumber internal meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau diretasi tugasnya, serta mantan karyawan yang bisa dikaryakan dipanggil kembali (Schuer & Jakson,1996:232)

Untuk melakukan rekrutmen internal kegiatan yang populer dan banyak digunakan diantaranya adalah (Nawawi,2000:175) :

a) Rencana suksesi

Rekrutmen ini merupakan kegiatan yang difokuskan pada usaha mempersiapkan pekerja untuk mengisi posisi-posisi eksekutif. Program yang sangat strategis bagi sebuah organisasi/perusahaan, ini pada umumnya diselemggarakan secara informal. Untuk itu perlu dilakukan identifikasi para pekerja untuk mendapatkan yang memiliki potensi tinggi dalam bidang bisnis. Pekerja itu diberi kesempatan memperoleh kesempatan setingkat eksekutif, baik sebagai pelatihan atau melalui pengalaman langsung yang berdampak untuk pengembangan karier, maupun untuk menguji kemampuannya sebelum menempati posisi penting dilingkungan organisasi/perusahaan.

b) Penawaran terbuka untuk satu jabatan (job posting)

Rekrutmen terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong, dengan memberikan kesempatan pada semua pekerja yang berminat. Semua pekerja yang berminat untuk mengisi jabatan untuk menyampaikan permohonan untuk mengikuti seleksi intrn. Cara ini baik untuk mengisi kekosongan eksekutif tingkat bawah, guna menghindari penempatan yang bersifat subyektif.

c) Perbantuan pekerja

Rekrutmen internal dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain (pekerja yang ada). Kemudian setelah selang beberapa waktu lamanya apabila pekerja yang diperbantukan merupakan calon yang cocok/tepat dan sukses, maka dapat diangkat untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut. Perbantuan pekrja ini merupakan sumber tenaga kerja intern yang penting untuk semua tingkatan jabatan, karena merupakan pekerja yang sudah mengenal secara baik organisasi/perusahaan tempatnya bekerja. Untuk itu pembayaran upah harus sesuai dengan jabatan baru serta insentif-insentif lainnya, agar motivasi untuk bekerja secara efektif dan efisien cukup tinggi.

d) Kelompok pekerja sementara

Kelompok pekerja sementara (temporer) adalah sejumlah tenaga kerja yang diperkerjakan dan diupah menurut keperluan, dengan memperhitungkan jumlah jam atau hari kerja. Salah satu diantaranya adalah dengan sistem kontrak, yang akan diakhiri jika masa kontrak selesai.

e) Promosi dan pemindahan

Rekrutmen yang paling banyak dilakukan adalah promosi untuk mengisi bersifat horizontal. Kekosongan pada jabatan yang lebih tinggi yang diambil dari pekerja yang jabatanya lebih rendah. Disamping itu terdapat pula kegiatannya dalam bentuk memindahkan pekerja dari satu jabatan ke jabatan yang lain yang sama jenjangnya. Dengan kata lain promosi bersifat vertikal, sedang pemindahan.

.

2. Rekrutmen Eksternal

Perusahaan tidak selalu bisa mendapatkan semua karyawan yang mereka butuhkan dari staf yang ada sekaarang, dan terkadang mereka juga tidak ingin. Rekrutmen ekstenal adalah proses mendapatkan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja di luar organisasi atau perusahaan.

Sumber rekrutmen eksternal meliputi individu-individu yang saat ini bukan merupakan anggota organisasi. Manfaat terbesar rekrutmen eksternal adalah bahwa jumlah pelamar yang lebih banyak dapat direkrut. Hal ini tentunya mengarah kepada kelompok pelamar yang lebih besar dan kompeten daripada yang normalnya dapat direkrut secara internal. Pelamar dari luar tentu membawa ide, teknik kerja, metode produksi, atau pelatihan yang baru ke dalam organisasi yang nantinya akan menghasilkan wawasan baru kedalam profitabilitas. Setiap organisasi atau perusahaan secara periodik memerlukan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja diluar organisasi atau perusahaan. Pasar tenaga kerja merupakan sumber tenaga kerja yang sangat berpariasi. Beberapa bentuknya adalah (Nawawi,2000:178)

a. Hubungan denga universitas

Universitas atau perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang bertugas menghasilkan tenaga kerja sesuai dengan lapangan kerja yang terdapat dimasyarakat. Dengan demikian berarti universitas merupakan sumber tenaga kerja yang dapat dimafaatkan oleh organisasi atau perusahaan, untuk mengisi jabatan dibidang bisnis/produk lini dan jabatan penunjangnya.

b. Eksekutif mencari perusahaan

Sering terjadi sebuah perusahaan memerlukan eksekutif senior untuk mengisi jabatan penting, dengan menawarkan upah/gaji yang kompetetif dibandingkan dengan perusahaan sejenis sebagai pesaingnya. Rekrutmen tersebut jika sulit dipenuhi, sekurang-kurangnya perusahaan dapat mengangkat konsultan ahli, yang dapat diperoleh diberbagai lembaga, khususnya peruruan tinggi. Rekrutmen ini jika dibandingkan dengan cara lain, ternyata relatif mahal.dengan pengangkatan konsultan, pembiayaan dapat lebih ditekan karena dapat dibatasi waktunya dalam penetapan perjanjian.

c. Agen tenaga kerja

Rekrutmen eksternal lainnya dapat dilakukan melalui agen tenaga kerja, yang memiliki calon dengan berbagai kualifikasi dan kualitasnya. Untuk itu organisasi/perusahaan hanya menyampaikan karekteristik calon yang diinginkan. Organisasi/perusahaan membayar agen apabila ternyata calon yang diajukan disetujui dan diangkat sebagai eksekutif.

d. Rekrutmen dengan advertensi

Rekrutmen eksternal dapat dilakukan dengan cara mengadventasikan tenaga kerja yang diperlukan. Untuk keperluan itu dapat dipergunakan surat kabar lokal, termasuk majalahk,radio dan televisi, bahkan melalui surat yang disampaikan secara langsung pada calon.

.

Bentuk lain rekrutmen yang dapat digunakan adlah sebagai berikut:

a) Teman/famili pekerja

Cara ini adalah memberikan kesempatan kepada pekerja untuk mencalonkan seseorang yang dikenalnya, dengan ketentuan harus melalui seleksi agar memperoleh tenaga kerja yang kualifaid, cara ini disebut juga “rekrutmen dari mulut ke mulut” yang mungkin merupakan rekrutmen internal dan mungkin pula bersifat eksternal.

b) Kantor penempatan tenaga kerja

Di Indonesia dalam rangka menyalurkan tenaga kerja yang sangat besar jumlahnya, ternyata pemerintah ikut berperan aktif dalam membantu pencari kerja untuk mendapatkan pekerjaan. Untuk itu organisasi/perusahaan dapat meminta bantuan atau bekerja sama dalam merekrut tenaga kerja baru melalui daftar tunggu pencari kerja. Setiap calon dipanggil untuk mengikuti seleksi, agar diperoleh tenaga kerja yang kompetetif.

c) Balai latihan keterampilan

Balai latihan keterampilan bertugas membantu pencari kerja untuk memeperoleh keterampilan kerja tertentu. Dari balai ini dapat diperoleh sejumlah calon yang direkomendasi, namun jika jumlahnya melebihi kebutuhan dapat dan perlu pula diseleksi melalui proses yang obyektif.

d) Organisasi profesional

Sebuah organisasi/perusahaan tidak mustahil untuk meminta bantuan atau bekerjasama dengan organisasi profesional yang relevan, dalam usaha merekrut tenaga kerja yang kualifaid.

Berdasarkan uraian diatas, masing-masing sumber rekrutmen baik sumber intenal maupun sumber eksternal mempunyai keuntungandan kelemahan, seperti yang dikemukakan oleh Schuler dan Jackson (2006:239) sebagai berikut:

Sumber internal

Keuntungan meliputi:

1. Semangat kerja yang lebih baik

2. Penilaian kemampuan yang lebih baik

3. Biaya lebih rendah untuk lowongan tertentu

4. Motivasi yang lebih tinggi untuk berkinerja lebih baik

5. Pengisian lowongan lebih cepat

Kerugianya, meliputi:

1. Rasa lekat pada lingkungan lama yang sudah diakrabi

2. Menimbulkan masalah semangat kerja bagi yang tidak dipromosikan

3. Menimbulkan pertikaian politik promosi

4. kebutuhan akan program pengembangan managemen dan pelatiha yang mendesak

5. Menghambat ide-ide baru

Sumber eksternal

Keuntungannya meliputi :

1. “darah baru” perspektif baru

2. Biaya yang lebih rendah daripada melatih seorang professional

3. Tidak ada kelompok politik yang beraliansi dalam organisasi

4. Kemungkinan membawa rahasia pesaing wawasan baru

5. Membantu memenuhi kebutuhan kesempatan kerja sama

Kerugian, meliputi:

1. Kemungkinan memilih orang yang tidak cocok, akan menimbulkan masalah semangat kerja bagi calon karyawan internal yang tidak terpillih

2. Penyesuaian atau orientasi memerlukan waktu yang sama

3. Kemungkinan membawa perilaku lama yang kurang baik

.

Formulir lamaran

Formulir lamaran dirancang sendiri oelh organisasi/perusahaan dalam rangka menggali berbagai macam informasi dari para pelamar sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan tersebut. Menurut Siagan (2006:126) secara umum formulir lamaran dapat menggali informasi tentang delapan hal, yaitu:

1. Data pribadi,

2. Status pelamar,

3. Keahlian dan keterampilan,

4. Riwayat pengalaman,

5. Latar belakang kemiliteran,

6. Piagam penghargaan,

7. Kegemaran atau hobi, dan

8. Referensi

Data pribadi, digunakan untuk mempermudah pengenalan diri pelamar, khususnya yang berkaitan dengan pekerjaan. Data-data tersebut meliputi nama lengkap , alamat tempat tinggal, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, status perkawinan, jumlah tanggungan, penyakit yang pernah diderita dan sebagainya.

Status pelamar, menanyakan apakah yang bersangkutan sekarang bekerja atau tidak, tujuan melamar, kesiapan mulai bekerja apabila diterima, jenis pekerjaan/jabatan yang dilamarnya, bersedia ditempatkan dimana saja, jumlah imbalan yang diharapkan dan sebagainya.

Keahlian dan keterampilan, untuk lebih memudahkan dalam menempatkan para pelamar sesuai dengan pengetahuan dan keterampilannya. Informasi yang perlu digali meliputi: (1) tingkat pendidikan tertinggi yang pernah dicapai, (2) nama-nama dan alamat sekolah yang pernah dimasuki, (3) pelatihan yang pernah diikuti, (4) keahlian atau keterampilan khusus yang dimiliki, dan sebagainya.

Riwayat kpenglaman, untuk mengetahui apakah pelamar adalah seorang yang dapat diharapkan meriti karir di organisasi yang bersangkutan atau senang berpindah-pindah. Data yang diperlukan meliputi nama dan organisasi yang memperkerjakannya, lamanya bekerja, literatur jabatan, sifat dan jenis pekerjaan, gaji permulaan, dan gaji terakhir.

Kegemaran atau hobi, akan digunakan oleh perusahaan sebagai sarana mendekatkan dengan para relasi, melalui kegemaran atau hobi dari para relasinya tersebut.

Referensi, pelamar diminta memberikan beberapa nama, alamat, pekerjaan dan jabatan orang-orang tertentu yang mengenal pelamar dengan baik. Mengenal dengan baik artinya orang-orang tersebut dapat memberikan informasi yang factual dan obyektif mengenai diri pelamar, kepribadiaanya, sifat-sifatnya, kemauannya dan informasi lain ynag dianggap relevan.